埠頭鄉村務檔案柜管理和查詢規范

為規范埠頭鄉村務公開信息查閱流程，加強埠頭鄉村務公開檔案管理工作，做好政務公開向農村、社區延伸，根據《中華人民共和國檔案法》（下稱《中華人民共和國檔案法》）《村級檔案管理辦法》和其他有關規定，制定本規范。

第一條 本規范適用于埠頭鄉及其所轄的各村。

第二條 本規范所稱檔案材料，是指埠頭鄉在開展村級事務、財務等公開工作過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等信息。

第三條 村務檔案柜是指設置在村民委員會便民服務中心，主要存放村務公示欄公示期滿材料和其他要求留存材料，供村民自行查閱的開放式柜體。

第四條 村民委員會應當指定人員負責村務檔案柜的設立、管理、維護和檔案的收集、分類、整理、保管和歸檔工作，保證檔案資料的齊全、完整、準確和規范。

第五條 村組織形成的具有保存價值的文件材料，均應當按照要求規范整理后歸檔，所有檔案材料一律由檔案管理專員收錄檔案柜，統一管理，不得分散保管，任何組織和個人不得據為己有或者拒絕歸檔。

第六條 檔案柜要按照分類方案，科學、規范地排     列檔案，按照分類標簽，從左到右，從上到下垂直存放排列，做到存放整齊，統一有序，便于查找和利用。定期對檔案管理室的案卷保管條件進行檢查，切實做好防火、防盜、防塵、防潮、防高溫、防有害生物、防有害氣體、防光等八防工作。

第七條 檔案柜中的檔案盒封面或側邊需注明信息類別、編號、年份、保管期限等信息。檔案保管期限至少為5年，檔案編號為年份、領域拼音大寫首字母、檔案盒數量的組合，如附件1所示。

檔案盒內需附目錄，目錄含序號、文號、文件名稱、公開日期、歸檔日期等信息，新材料入盒歸檔需及時填寫目錄信息，如附件2所示。

第八條 本村全體村民可憑身份證、戶口簿等有效身份證明信息前往村務信息公開集中查閱點查閱本村當年度信息，本村往年信息可前往檔案管理室按照檔案管理辦法申請查閱。

第九條 查閱信息前須在相關工作人員的指導下做好登記，填寫個人基本信息、查閱信息的目的及具體內容，信息查閱登記表見附件3。確認申請人的身份和查閱信息的合法性后，由相關工作人員陪同前往集中查閱點查閱信息。

第十條 本村檔案供村民自行查閱使用。村民委員會不得以任何理由拒絕檔案查詢。查閱信息須在村信息集中查閱點內查詢，并保持安靜、衛生，不得在場所內吸煙、喝水，以防損壞公開材料。查閱檔案要遵守利用規定、履行查閱手續，不得有涂改、損毀、調換、抽取檔案等行為。

第十一條 借閱文件、檔案，原則上不允許將公開材料帶出集中查閱點，確需帶出時要經村委員會同意，由檔案管理專員做好借閱記錄，檔案管理登記表見附件4。

第十二條 借閱者應維護檔案的完整與安全，不得在檔案上亂寫亂畫，不得擅自轉借和影印、復制、拆換、涂改及污損。

第十三條 凡在借閱檔案過程中，造成案卷散失，污損或不歸還者，應按《中華人民共和國檔案法》及有關規定嚴肅處理。借閱檔案歸還時，檔案管理專員要認真清點，仔細檢查，并做好歸還記錄。

第十四條 檔案管理專員需按照檔案產生的實際情況，及時收錄歸檔，不得積壓，并及時做好檔案目錄的更新。

第十五條 檔案管理專員要認真做好失去保存價值的檔案的銷毀工作，嚴格按程序和手續辦理，未經鑒定或不經批準，檔案管理專員不得私自銷毀。

第十六條 檔案管理專員要定期進行檔案保管狀況檢查并做好檢查記錄。發現問題要及時采取有效措施予以解決或上報村民委員會，不斷提高查詢服務效率和檔案管理水平。

第十七條 本規范自公布之日起施行。

附件1：

附件2：

附件3：

附件4：