埠頭鄉(xiāng)村務(wù)檔案柜管理和查詢規(guī)范

為規(guī)范埠頭鄉(xiāng)村務(wù)公開(kāi)信息查閱流程，加強(qiáng)埠頭鄉(xiāng)村務(wù)公開(kāi)檔案管理工作，做好政務(wù)公開(kāi)向農(nóng)村、社區(qū)延伸，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》（下稱《中華人民共和國(guó)檔案法》）《村級(jí)檔案管理辦法》和其他有關(guān)規(guī)定，制定本規(guī)范。

第一條 本規(guī)范適用于埠頭鄉(xiāng)及其所轄的各村。

第二條 本規(guī)范所稱檔案材料，是指埠頭鄉(xiāng)在開(kāi)展村級(jí)事務(wù)、財(cái)務(wù)等公開(kāi)工作過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等信息。

第三條 村務(wù)檔案柜是指設(shè)置在村民委員會(huì)便民服務(wù)中心，主要存放村務(wù)公示欄公示期滿材料和其他要求留存材料，供村民自行查閱的開(kāi)放式柜體。

第四條 村民委員會(huì)應(yīng)當(dāng)指定人員負(fù)責(zé)村務(wù)檔案柜的設(shè)立、管理、維護(hù)和檔案的收集、分類、整理、保管和歸檔工作，保證檔案資料的齊全、完整、準(zhǔn)確和規(guī)范。

第五條 村組織形成的具有保存價(jià)值的文件材料，均應(yīng)當(dāng)按照要求規(guī)范整理后歸檔，所有檔案材料一律由檔案管理專員收錄檔案柜，統(tǒng)一管理，不得分散保管，任何組織和個(gè)人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。

第六條 檔案柜要按照分類方案，科學(xué)、規(guī)范地排     列檔案，按照分類標(biāo)簽，從左到右，從上到下垂直存放排列，做到存放整齊，統(tǒng)一有序，便于查找和利用。定期對(duì)檔案管理室的案卷保管條件進(jìn)行檢查，切實(shí)做好防火、防盜、防塵、防潮、防高溫、防有害生物、防有害氣體、防光等八防工作。

第七條 檔案柜中的檔案盒封面或側(cè)邊需注明信息類別、編號(hào)、年份、保管期限等信息。檔案保管期限至少為5年，檔案編號(hào)為年份、領(lǐng)域拼音大寫(xiě)首字母、檔案盒數(shù)量的組合，如附件1所示。

檔案盒內(nèi)需附目錄，目錄含序號(hào)、文號(hào)、文件名稱、公開(kāi)日期、歸檔日期等信息，新材料入盒歸檔需及時(shí)填寫(xiě)目錄信息，如附件2所示。

第八條 本村全體村民可憑身份證、戶口簿等有效身份證明信息前往村務(wù)信息公開(kāi)集中查閱點(diǎn)查閱本村當(dāng)年度信息，本村往年信息可前往檔案管理室按照檔案管理辦法申請(qǐng)查閱。

第九條 查閱信息前須在相關(guān)工作人員的指導(dǎo)下做好登記，填寫(xiě)個(gè)人基本信息、查閱信息的目的及具體內(nèi)容，信息查閱登記表見(jiàn)附件3。確認(rèn)申請(qǐng)人的身份和查閱信息的合法性后，由相關(guān)工作人員陪同前往集中查閱點(diǎn)查閱信息。

第十條 本村檔案供村民自行查閱使用。村民委員會(huì)不得以任何理由拒絕檔案查詢。查閱信息須在村信息集中查閱點(diǎn)內(nèi)查詢，并保持安靜、衛(wèi)生，不得在場(chǎng)所內(nèi)吸煙、喝水，以防損壞公開(kāi)材料。查閱檔案要遵守利用規(guī)定、履行查閱手續(xù)，不得有涂改、損毀、調(diào)換、抽取檔案等行為。

第十一條 借閱文件、檔案，原則上不允許將公開(kāi)材料帶出集中查閱點(diǎn)，確需帶出時(shí)要經(jīng)村委員會(huì)同意，由檔案管理專員做好借閱記錄，檔案管理登記表見(jiàn)附件4。

第十二條 借閱者應(yīng)維護(hù)檔案的完整與安全，不得在檔案上亂寫(xiě)亂畫(huà)，不得擅自轉(zhuǎn)借和影印、復(fù)制、拆換、涂改及污損。

第十三條 凡在借閱檔案過(guò)程中，造成案卷散失，污損或不歸還者，應(yīng)按《中華人民共和國(guó)檔案法》及有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。借閱檔案歸還時(shí)，檔案管理專員要認(rèn)真清點(diǎn)，仔細(xì)檢查，并做好歸還記錄。

第十四條 檔案管理專員需按照檔案產(chǎn)生的實(shí)際情況，及時(shí)收錄歸檔，不得積壓，并及時(shí)做好檔案目錄的更新。

第十五條 檔案管理專員要認(rèn)真做好失去保存價(jià)值的檔案的銷毀工作，嚴(yán)格按程序和手續(xù)辦理，未經(jīng)鑒定或不經(jīng)批準(zhǔn)，檔案管理專員不得私自銷毀。

第十六條 檔案管理專員要定期進(jìn)行檔案保管狀況檢查并做好檢查記錄。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)采取有效措施予以解決或上報(bào)村民委員會(huì)，不斷提高查詢服務(wù)效率和檔案管理水平。

第十七條 本規(guī)范自公布之日起施行。

附件1：

附件2：

附件3：

附件4：